Définition d’une Car Policy

Chaque entreprise a une multitude de besoins en mobilité. La Car Policy définit les lignes directrices de la solution de mobilité et détermine les coûts de manière décisive.

Elle doit garantir une mobilité optimale et économique à l’entreprise tout en tenant compte de ses objectifs. Pour ce faire il faut répondre de manière adéquate à de multiples exigences. 

Tout d’abord il faut savoir à quoi exactement les véhicules doivent servir dans l’entreprise et quelles personnes ont le droit à une voiture de fonction. Ensuite il faut décider si et dans quelle mesure le véhicule peut-être utilisé à titre privé et ce qu’il faut faire lorsqu’un collaborateur reçoit une amende. 

En définissant quel véhicule choisir, la car policy de l’entreprise a une grande influence sur les coûts, l’écologie, et la sécurité du parc de véhicule c’est pourquoi il est important de porter une attention accrue sur la motorisation, les pneus et l’équipement du véhicule. 

En outre il faut décider si on souhaite utiliser les mêmes véhicules pour certaines catégories ou si on veut laisser au collaborateur une certaine liberté de choix parmi les véhicules de référence prédéfinis. Il ne faut pas non plus oublier que les véhicules d’entreprises qui circulent tous les jours sur les routes représentent une précieuse plateforme publicitaire. En outre ils doivent l’image de marque souhaitée par l’entreprise.

Les véhicules de société ou de fonction peuvent aussi constituer un outil important pour motiver les collaborateurs, et même avoir une influence en recrutant de nouveaux employés. En établissant une car policy, il faut également déterminer si le véhicule fait partie intégrante du salaire ou si un forfait véhicule ou une indemnité kilométrique est versé. 

Toutes ces réflexions sont largement guidées par les aspects fiscaux. En ce qui concerne ces réflexions fiscales le type de financement joue un rôle primordial. Faut-il les acquérir en leasing où acheter des véhicules ? il est aussi impératif de respecter les directives de comptabilisation. 

L’organisation et la gestion d’une flotte de véhicules constituent une tâche clé. Quand et où faut-il effectuer le service d’entretien régulier et faire changer les pneus ? quels processus doivent être définis en cas d’avarie et quelle couverture choisit-on ? quelles sont les règles en ce qui concerne le plein de carburant. 

Finalement tous les coups du parc de véhicules doivent être saisis dans un reporting transparent et compréhensible, qui permet par la suite de les optimiser. Ces tâches qui prennent beaucoup de temps peuvent-être traitées en interne ou par une gestion de flotte externe. Toutes ses règles et dispositions ont une influence significative sur les inducteurs de coups de véhicules de flotte. Pour ces raisons, une car policy orienté vers l’avenir à titre de cadre stratégique est une nécessité absolue.

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